Il sistema di acquisti on line consente di effettuare trattative a procedura aperta, ristretta e negoziata. A seconda della procedura individuata sarà svolta una gara con diverse fasi.
Nella tabella sottostante sono mostrate le fasi di gara in funzione del tipo di procedura scelta.
| Procedura | Fase di prequalifica | Fase di invio documentazione | Fase di invio offerta |
|---|---|---|---|
| Aperta | No | Opzionale | Sì |
| Ristretta | Sì | Opzionale | Sì |
| Negoziata | Opzionale | Opzionale | Sì |
La fase di gara è intesa come intervallo temporale individuato da una data di inizio e una data di scadenza. Nessuna fase può essere sovrapposta ad un'altra.
Ad esempio una gara ristretta può essere così scadenziata:
Il fornitore può presentare la propria domanda di qualifica nell'intervallo temporale individuato dalla data di inizio e di scadenza della fase di qualifica. Domande presentate prima della data di inizio o dopo la data di scadenza non saranno ritenute valide.
Per le sole gare con rilanci, vista la particolare modalità con cui vengono svolte (i fornitori possono presentare più offerte economiche in un breve lasso di tempo), non è possibile che in questa fase sia presentata anche la documentazione di gara. Quindi, può essere definita una fase preventiva di invio documentazione in cui i fornitori inviano all'ente la documentazione di gara. Saranno ammessi a presentare le offerte economiche i soli fornitori la cui documentazione è valutata idonea dall'Ente.
Le gare a procedura ristretta obbligatoriamente e le gare a procedura negoziata opzionalmente, hanno una fase di prequalifica.
I fornitori durante questa fase inviano all'Ente le loro domande di qualifica. Al termine della fase l'Ente esamina le domande e invia le lettere di invito ai fornitori. Solamente i fornitori che hanno superato la fase di qualifica possono presentare l'offerta.
Indipendentemente dal tipo di procedura scelto, vi sono due criteri di aggiudicazione, criterio del prezzo più basso oppure con criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa.
In funzione del tipo di gara (vedi paragrafo successivo), i criteri possono esseri così impostati:
| Tipo di gara | Criterio del prezzo più basso | Criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa |
|---|---|---|
| Gara ad offerta segreta | Sì | Sì |
| Gara con rilanci | Sì | Sì |
Le gare ad offerta segreta online ricalcano completamente le analoghe trattative effettuate con i metodi tradizionali.
Le trattative ad offerta segreta possono essere aggiudicate sulla base di due criteri: criterio del prezzo più basso e criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa. Le trattative aggiudicate sulla base del prezzo sono di due tipi: trattative solo sul prezzo e trattative con valutazione qualitativa minima.
Nel caso di offerta segreta con il criterio del prezzo più basso (solo prezzo), la ditta fornitrice, dopo aver letto accuratamente le condizioni di gara, risponde inserendo via internet nel sistema il prezzo della propria offerta.
Le gare ad offerta segreta hanno un periodo di validità delimitato da una data ed ora di inizio e da una data ed ora di scadenza, non è possibile inviare risposte al di fuori del periodo di validità.
Le gare ad offerta segreta possono essere offerte in più lotti per ciascuno dei quali la ditta presenta un'offerta. Le ditte avranno la possibilità di fare una sola offerta per ogni lotto in cui è divisa la trattativa. Le offerte resteranno anonime fino alla data di scadenza della trattativa: l'Ente saprà che ci sono state delle offerte ma non potrà visualizzarle.
Al momento della scadenza della trattativa l'Ente potrà aprire le buste chiuse virtuali, visualizzare le offerte di tutte le ditte partecipanti e stabilire chi è il vincitore della gara.
La ditta che ha offerto il miglior prezzo dovrà confermare la propria offerta nei tempi e secondo le modalità richieste dall'Ente.
Qualora sia richiesto dal capitolato, la società dovrà eventualmente allegare la documentazione elettronica.
Nel caso in cui sia necessario assicurare un’indispensabile qualità dei prodotti anche attraverso l’analisi di campioni, al fine di rispettare il principio del rapporto prezzo/qualità, l'Ente può decidere di aggiudicare la gara sulla base dell'offerta economicamente più vantaggiosa.
L'offerta economicamente più vantaggiosa è valutabile in base ai seguenti elementi:
Detti criteri vengono indicati nell’avviso di gara e/o nel capitolato.
Nel caso di offerta segreta con il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa, la ditta fornitrice dovrà inviare un campione di prodotto o documentazione tecnica o altre indicazioni specificate nel bando di gara.
Se è previsto dal capitolato, la documentazione tecnica dovrà essere fornita in formato elettronico, inserendola negli appositi spazi.
Le gare ad offerta economicamente più vantaggiosa hanno diversi metodi per l'attribuzione del punteggio tecnico:
Con attribuzione da parte di una commissione giudicatrice
In questo caso i fornitori presentano un campione di prodotto o una descrizione tecnica del prodotto o servizio ed un'offerta economica. La commissione di valutazione stabilisce il punteggio qualitativo, il sistema converte l'offferta economica in punti, la gara viene assegnata sulla base della graduatoria dei punteggi e riflette un giudizio di miglior rapporto qualità/prezzo.
Con l'ausilio di schede prodotto/servizio.
Nelle schede prodotto/servizio la commissione fissa le caratteristiche di prodotto o servizio sulla base delle quali assegnerà i punteggi e stabilisce anche i punteggi che assegnerà a seconda di quanto una certa caratteristica corrisponde alle esigenze dell'amministrazione.
I fornitori, al momento di presentare la loro offerta dovranno compilare la scheda; agendo su dei menù a tendina, indicheranno quali caratteristiche sono presenti nella loro offerta ed in che misura.
In questo modo la commissione verificherà i punteggi attribuiti direttamente dal sistema ed eventualmente li integrerà con punteggi per le caratteristiche non misurabili.
Poi il sistema converte l'offerta economica in punteggio e si procede all'asseganzione come nelle gare a punteggio semplici.
Per conoscere le modalità di invio dell'offerta o della domanda di qualifica, fare riferimento ai capitoli successivi.
La gara al ribasso è una trattativa di tipo dinamico. Con questo strumento l'Ente pone in confronto diretto un numero di fornitori qualificati, i quali si troveranno a offrire prezzi via via più competitivi per i prodotti o servizi richiesti.
Ciascuna ditta fornitrice può effettuare più di una offerta e vedere se in un certo momento sta vincendo la trattativa.
Se l'Ente ha inserito una base d'asta, si parte dalla base d'asta stabilita, poi ciascuna ditta può fare un'offerta che deve essere più bassa rispetto alle precedenti (indipendentemente da chi le ha fatte).
Se non è stata inserita nessuna base d'asta la prima ditta farà l'offerta che ritiene opportuna, poi ciascuna ditta può fare un'offerta che deve essere più bassa rispetto alle precedenti (indipendentemente da chi le ha fatte).
Le offerte vengono fatte direttamente on line con un normale browser su questo sito.
Durante tutto lo svolgimento della trattativa ciascuna ditta ha la possibilità di vedere in tempo reale a quanto ammontano le offerte fatte dagli altri fornitori, ma non può sapere chi ha fatto l'offerta.
Le gare al ribasso hanno un periodo di validità delimitato da una data ed ora di inizio e da una data ed ora di scadenza, non è possibile inviare offerte al di fuori del periodo di validità della trattativa.
Per le gare al ribasso, vista la particolare modalità con cui vengono svolte (i fornitori possono presentare più offerte economiche in un breve lasso di tempo), non è possibile che in questa fase sia presentata anche la documentazione di gara. Quindi, può essere definita una fase preventiva di invio documentazione in cui i fornitori inviano all'ente la documentazione di gara. Saranno ammessi a presentare le offerte economiche i soli fornitori la cui documentazione è valutata idonea dall'Ente.
La fase di invio di documentazione è distinta dalla fase di prequalifica sia temporalmente che per contenuto delle richieste da parte dell'ente. Quindi una gara al ribasso può presentare fino a tre distinte fasi temporali:
Per conoscere le modalità di invio dell'offerta o della domanda di qualifica, fare riferimento ai capitoli successivi.
Le aste eletroniche sono fasi di rilanci successive ad una gara ad offerta segreta.
In questo caso la base d'asta viene definita dalla miglior offerta pervenuta in busta chiusa.
Questa fase è solitamente opzionale, ossia l'ente può decidere di accettare l'offerta pervenuta in busta chiusa.